We schreven al eerder een uitgebreid blog over het huren van kantoorruimte in Amsterdam en hoe je dat aanpakt. Dit blog is puur gericht op de starter die voor het eerst kantoorruimte gaat huren en waar je dan aan moet denken.
Veel starters of start-ups beginnen op een zolderkamertje of vanuit de woonkamer. Niks mis mee, maar ontvang je regelmatig klanten dan is een representatieve werkruimte toch echt een must. Daarom zetten we in dit artikel alles wat je wilt weten over het huren van kantoorruimte voor starters op een rij.
Inhoudsopgave:
- Community building
- Deel de ruimte
- Op de wachtlijst
- Kantoorruimte op afroep
- Wat kun je aftrekken bij huren kantoor?
- Werken vanuit huis
- BTW op kantoorruimte
- De eerste huurovereenkomst
- Huren of kopen?
- Locatie
- Vraag huidige huurders
- Hoe de ideale kantoorruimte vinden?
Community building
Heb je er al over nagedacht in wat voor soort kantoorruimte je wilt zitten? Een compleet eigen pand is vaak nog een stap te ver, maar heb je ook gedacht aan een community building? Dit is een soort bedrijfsverzamelgebouw waar ook andere bedrijven werken. Juist het feit dat je samenwerkt in hetzelfde gebouw zorgt vaak voor synergie. Je kunt gemakkelijk een samenwerking aangaan en voor 1 klant werken, of elkaars netwerk delen. Dit is dé reden dat starters vaak kiezen voor een community building voor hun start-up.
Een ander voordeel is dat het binnen een community building ook eenvoudig is een groter kantoor te betrekken. Gaan de zaken goed en wil je personeel aannemen, maar wordt de ruimte te klein? Switch dan eenvoudig naar een groter kantoor. Soms is het ook mogelijk de ruimte naast of boven het bestaande kantoor te huren en zo uit te breiden.
Deel de ruimte
Kleinere kantoorruimtes zijn vrij schaars binnen community buildings. Vaak zijn deze ruimtes het eerst verhuurd. Maar waarom zou je je ruimte niet delen met een ander bedrijf of andere starters? Vooral als je met ze kunt samenwerken? Dit levert drie wins op:
1.Kosten delen van een grotere ruimte
2.Gezelligheid
3.Gemakkelijker samenwerken
Op de wachtlijst
Nog niet zo’n haast om direct kantoorruimte te huren? Dan is het verstandig om je wel alvast te oriënteren. Vooral in deze krappe markt. Plan alvast wat bezichtigingen in om een beeld te krijgen wat er te krijgen is. Op het moment dat de tijd rijp is, weet je al beter wat je wilt. En spreekt een complex aan, maar is er niks vrij? Laat je dan op de wachtlijst zetten. Dan krijg je een belletje zodra er iets vrij komt.
Op afroep
Is het huren van een kantoorruimte nog 1 stap te ver? Dan raden wij je aan de ruimte pas te huren wanneer het echt nodig is. Op afroep dus. Bijvoorbeeld wanneer je een aantal dagen aaneengesloten samen met de klant aan een opdracht werkt, of je je goed wilt concentreren op het werk. Zo wen je langzaamaan aan het hebben van een kantoorruimte. En de meeste ondernemers willen dan niet meer terug…
De stap om te kiezen voor het huren van een kantoorruimte zegt ook iets over je ambities als ondernemer. De huur die je betaalt voor je kantoor zul je minimaal moeten verdienen met je werk. Door het aangaan van deze verplichting is er een noodzaak gecreëerd om voldoende geld te verdienen. Vaak werkt het zo. Is er echt een noodzaak, dan lukt het. Waar je eerder misschien maanden aan het aanklooien was, zet je nu de knop om en ga je er voor. Herkenbaar? Dan is het huren van kantoorruimte misschien wel dé stap die je nodig hebt in je onderneming.
Wat kun je aftrekken bij huren kantoor?
In de basis zijn alle zakelijke kosten aftrekbaar. Dit zijn kosten die je maakt voor de zakelijke belangen van je bedrijf, volgens de Belastingdienst. Daar valt de huur van een bedrijfsruimte zeker ook onder. En een kantoor aan huis? Dat is een stuk complexer. Het beste is het om de regels exact na te vragen bij de Belastingdienst. Hieronder geven we vast een schot voor de boeg.
Wat mag er van de winst worden afgetrokken bij het huren van kantoorruimte?
- huur van de kantoorruimte
- afschrijving en aanschaf van meubilair en kantoorapparatuur
- briefpapier, enveloppen, visitekaartjes, brochures en ander drukwerk
- toner/inkt-cartridges voor je printer
- portokosten
- schoonmaakkosten
- zakelijke telefoongesprekken
- internetverbinding
Ook energie- en verzekeringskosten zijn aftrekbaar. En wat dacht je van vakliteratuur en opleidingen? Dit zijn allemaal zakelijke kosten. Denk ook aan alle andere belastingvoordelen als starter, want die kunnen een flinke besparing opleveren. Zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de mkbvrijstelling. Dit geldt allemaal uiteraard ook bij een kantoor aan huis.
Als laatste hierover: bewaar bonnetjes en facturen goed, zodat je kunt aantonen dat er kosten zijn gemaakt. Het beste is om deze direct digitaal te maken, door er een foto van te maken en in een aparte map te bewaren. Zo raakt er niks kwijt.
Werken vanuit huis
Besluit je om de eerste periode vanuit huis te werken? Voor deze ondernemers zijn er meer beperkingen en eisen (en het wordt bovendien steeds lastiger) voor het kunnen aftrekken van belasting van de winst. Zoals al eerder genoemd, is het verstandig inlichtingen in te winnen bij de Belastingdienst, zodat je exact weet wat wel en niet mag.
Houd hier rekening mee:
- Het kantoor moet een eigen ingang hebben
- Het kantoor moet een wc- en keukenblok hebben
- 30% van de inkomsten van het bedrijf wordt verdiend vanuit deze werkruimte
Een andere vuistregel om aan te houden is: is het kantoor aan huis ook verhuurbaar aan derden? Dan mogen de kosten van de belasting afgetrokken worden.
Wat mag er van de winst worden afgetrokken?
- 4% van de waarde van het kantoor aan huis (laat dit officieel vaststellen)
- een deel van de kosten voor gas, water en licht
- telefoon en internetkosten, wanneer je deze puur zakelijk gebruikt
- verzekeringen die van toepassing zijn voor het bedrijf
- huur- of afschrijvingskosten van dat deel van het huis gebruikt voor het bedrijf
- heffingen, denk aan de onroerendezaakbelasting en waterschap/ hoogheemraadschap lasten
- schoonmaakkosten die voor de werkruimte worden gemaakt
- afschrijvingen aan verbouwing, inrichting en aankleding van het kantoor
- het eigenwoningforfait hoeft niet te worden berekend over het kantoorruimte-deel van het huis
- een deel van de hypotheekschuld kan toegerekend worden aan de onderneming
Tip: neem een boekhouder in de hand
Aangezien er behoorlijk veel aftrekposten zijn bij het huren van een kantoor, en het soms best complex kan zijn, is het verstandig een boekhouder in de arm te nemen. Heb je een goede boekhouder, dan kost deze geen geld, maar verdient de boekhouder geld voor het bedrijf. En heb je zelf gevoel voor cijfers? Dan loont het zeker een cursus boekhouden te volgen, zodat je precies weet wat de mogelijkheden en de onmogelijkheden zijn. Zo’n cursus is dus aftrekbaar, maar ook deze investering is binnen no-time terugverdiend.
BTW op kantoorruimte
De huur van een kantoorruimte is vrijgesteld van BTW (omzetbelasting). Het is wel mogelijk om met de verhuurder te bespreken om toch BTW te rekenen, dit moet echter wel gemeld worden bij de Belastingdienst. Dit wordt genoemd ‘ optie voor belaste verhuur’. Er hangen namelijk voorwaarden aan, zoals dat de huurder ondernemer is. Het voordeel is dat de btw te verrekenen is wat gunstig uit kan pakken.
De eerste huurovereenkomst
Een kantoor op het oog? Dan hoort daar ook het tekenen van de huurovereenkomst bij. Lees de overeenkomst goed door. Lastig te beoordelen wat er precies staat? Laat het dan doorlezen door iemand die dit goed kan uitleggen of vraag de verhuurder om tekst en uitleg bij de gedeeltes die lastig te begrijpen zijn. Het is belangrijk dat je weet waarvoor je tekent. Een tip is om voor het tekenen goede foto’s te maken van de staat van de te huren kantoorruimte. Voeg deze bij het contract. Zo wordt discussie achteraf voorkomen bij het opleveren van het kantoor.
Huren of kopen?
Als starter zit het kopen van een bedrijfspand er vaak nog niet in. Huren heeft als starter meer voordelen. Je zit in een groeifase waarin je graag flexibel blijft. In een latere fase van het bedrijf, waarin je wel over de benodigde middelen beschikt, is kopen een beter idee.
Locatie
Als wij van SamSam Offices vragen wat onze huurders het belangrijkste vinden van hun kantoorruimte, dan is dit met stip op 1 de locatie. Ze willen goed bereikbaar zijn voor klanten (en voor zichzelf en eventuele werknemers) en tegelijk ook een representatief visitekaartje afgeven aan hun klanten. Hierbij speelt de sfeer van het pand een rol, maar kijk zeker ook naar de onderhoudsstatus. Kom je te werken in een gehorige ruimte, dan werkt dit voor niet prettig en bij het ontvangen van klanten staat dit niet professioneel.
Kijk ook naar de parkeergelegenheid en de bereikbaarheid met trein, bus, metro. Wat vaak wel de stelregel is: hoe beter de locatie, des te hoger de huurprijs is.
Vraag huidige huurders
Een kantoorruimte of een bedrijfsverzamelgebouw op het oog? Vraag dan ook huidige huurders hoe het hen bevalt. Een ideaal moment is tijdens de bezichtiging. Bij SamSam Offices is dit ook te lezen op de website. SamSam geeft nieuwe huurders namelijk de kans hun verhaal te vertellen. Ze schrijven wat ze doen, maar ze vertellen ook hoe het kantoor bevalt.
Een tweetal ervaringen van huurders:
Rik van der Kleij, Managing Director FOUR CREATING
“Ons bedrijf groeide, we kregen grotere klanten en daar hoorde ook een representatieve en professionele kantoorruimte bij. We zijn bij SamSam Offices Amsterdam Sloterdijk gestart met één kantoor. Nu huren we twee kantoren boven elkaar. Wie weet wat de toekomst brengt. Hebben we een derde kantoorruimte nodig, dan huren we dat zeker hier!”
Jorrit Nijholt, manager IT ETPA
“Op zoek naar een nieuwe locatie in Amsterdam, hebben we verschillende bedrijfsverzamelgebouwen bezocht. Het gebouw van SamSam Offices sprong er uit door de prettige ambiance en professionele uitstraling. We ontvangen veel bezoekers, dus heel belangrijk dat een bezoeker in een goed verzorgde ruimte binnenstapt.”
Hoe de ideale kantoorruimte vinden?
Na alle inns en outs over kantoorruimtes voor starters, is het tijd voor actie. Het is natuurlijk heel goed een wensenlijstje voor de toekomstige kantoorruimte te maken, maar door het bezoeken van verschillende locaties krijg je ook een goed beeld van de wensen.
Helaas is het zo dat het aanbod van kantoorruimtes, vooral in Amsterdam, die ook nog goed betaalbaar zijn, best schaars is. Dat is wel eens anders geweest, maar momenteel is het een beste uitdaging. Hoe vind je dan de ideale ruimte?
Eenvoudig is om hier een (internet)makelaar voor in te schakelen en Funda business te bezoeken, maar vergeet de kracht van je eigen netwerk niet. Laat in ieder geval iedereen weten, ook je privé contacten, dat je op zoek bent naar een kantoorruimte voor het bedrijf. Hoort iemand iets, dan krijg jij het te horen. En vraag het ook absoluut aan andere mede ondernemers, die een ruimte huren waar je ook zou willen zitten. Zij horen als eerste wanneer er iets vrijkomt.
Succes
Wij van SamSam Offices hopen dat je een goed beeld hebt gekregen wat er bij het huren van kantoorruimte als starter komt kijken. Veel succes met het vinden van een prachtige kantoorruimte. Spreekt het gebied Amsterdam Sloterdijk aan? Kijk dan of wij nog een kantoor beschikbaar hebben. Bekijk hier ons actuele aanbod van kantoorruimte in Amsterdam Sloterdijk.
Twijfels over dit gebied? Hier schreven we ook een uitgebreid blog over, Sloterdijk is namelijk volop in ontwikkeling en wint in populariteit.
